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财务人员怎样指导采购部做岗位说明书
发布时间:2019-09-12 15:03
今天小编向大家介绍财务人员该怎么指导采购部做岗位说明书呢?接下来我们就一起了解本文的详细内容吧!

长春财务代理
 
采购部负责人,制定岗位说明书的时候,站位、格局、境界等都要高。
 
采购员是操作级、采购经理是战术级、采购负责人是战略级,各有分工,不能乱来。
 
在制定岗位说明书的时候,要与采购团队讨论,将采购业务的全部清单整理出来,可能有几十条或者几百条的内容。
 
然后把这几百条工作清单进行归类,战略的归战略,战术的归战术,余下的归操作层。
 
各个层次拿到各自的工作清单后,再根据工作重点对清单进行优先级排序。
 
排序之后,确定三五个重点,这就是岗位说明书的核心。
 
聚焦,但不能面面俱到,要有重点,眉毛胡子一把抓,等于零。
 
管理就是整理清单、归类,两件事,其余都是衍生的任务。
 
保质、保量、按时,将需要的货物送到公司仓库,这是采购部永久的核心工作。
 
给一个亿的资金,采购回一百万的货物,这样的工作谁都会做。
 
给一百万的资金,采购回一个亿的货物,这样的业绩才有价值。
 
采购不是一个孤立的行动,涉及成本、融资、税收策划等众多内容。
 
采购岗位说明书中,可以量化的不要用文字体现,公式可以说明白的,不要去论述。
 
计划管理是采购负责人的核心工作,该计划不是具体的采购计划,是涵盖产品研发、产品制造、存货、产品销售、售货服务、全额回笼资金的采购计划,即在全流程基础上的采购计划管理。
 
周、月、季、年,这个计划是纯粹的采购计划,是建立在市场与产能基础上的供应计划,不是财务负责人头脑中的战略计划。
 
采购负责人的战略计划,独立供货厂家的数量压缩即同品替代计划、同品多家管控计划、供应商总量控制在多少家之内、存货资金占用额度、不因采购质量问题降低产品品质、不因采购价格问题增加产品成本、不因采购问题延长或压低回款额度等。
 
看似大概况,其实内部逻辑严密,牵一发而动全身。
 
采购负责人的岗位说明书,就是要聚焦、聚焦、再聚焦。
 
公司采购计划的分解与考核,这是采购经理的任务。
 
分解采购计划,需要BOM,没有BOM就只能参考图纸或者历史经验数据了。
 
没有BOM,在一般的企业里,一定会造成采购不足或过量采购。
 
从采购订单下发到货物入库的全过程,是采购员的工作,采购经理要在其中做审核。
 
利用二八法则,做好物资分类,这是采购负责人的核心心法。
 
战略性物资采购,少数关键供应商提供的产品、少数关键主要的物资。此类物资是高风险、高价值、高难度,即三高。这类物资一定是采购负责人亲自抓。
 
瓶颈类物资采购,高风险、低价值、难度系数低,看似不重要,但由于供应商稀缺等因素会导致缺货停产。此类物资,采购负责人或采购经理可以授权解决,关键任务是开发新的供应商,或者进行产品替代,或者降低质量标准。
 
杠杆类物资,价值大、低风险及低难度,这类物资市场供应能力大,只要做好比价采购即可。
 
常规物资,低风险、简单且低价值的物资,可以通过标准化和自动化的采购流程,简化采购过程。
 
采购负责人,在做岗位说明书的时候,对拟采购的物资进行分类了吗?
 
ABC分类法,战略、瓶颈、杠杠、常规,四类法,都是可以借鉴的好方法。
 
绝大多数的采购负责人,对物资的分类做的不到位,没有做管理细分。
 
存货的上限、下限、补货点等数据的整理,几乎是管理空白。
 
离开这些最基础的数据,采购负责人的岗位说明书等于废纸。
 
采购部涉及哪些制度、标准、流程、表单、编码,这些事情要梳理透彻,不能似是而非。
 
智慧的采购负责人,会把散落在各个系统或部门的关于采购或采购协同的制度条款,集中整理出来,变成采购部的协同手册。
 
设计采购流程的时候,要有流程图、表单、文字说明,如此的三位一体,保证每一个专业外的人能一眼看懂,而不是更加神秘化。
 
货比三家,这个动作看似简单,其实是巨额利益藏在其中。
 
走形式的比价采购,随便打听一下价格选个低的;走心的比价采购,查阅行业资料、查阅近期的主流成交价格、选取多个报价公司、整理报价与质量期的关系,最后确定综合性价比最优的供应商。
 
比价单、行业信息资料、近期成交价格、公司历史成交价格等,都需要通过表单体现。
 
所以,写流程,不是写提纲,而是把每个具体的动作,用各种风控措施严密的监督起来。
 
公司有制式采购合同吗?
 
用别人的合同,可能损害自己的利益,买方市场背景下,付钱的说了算,如果说了不算就是产业有问题,人有问题。
 
切记,全球通用的采购负责人岗位说明书,绝不适用自己。
 
岗位说明书是责权利三者统一的工具,不能只有义务,或者有权利也有义务,但没有利益,责权利三者统一,最核心是利益的统一。
 
做不到的东西,不宜写到岗位说明书,可以作为资料储备,待条件充足的时候再写进去。
 
岗位说明书、部门职责与规章制度、协同制度等,向后延伸就可以形成公司的采购准则。
 
采购体系的文件整理,有一部分是涉及财务业务的,需要参考财务的意见。
 
第一次梳理采购负责人的岗位说明书,要注意以下事项:
 
要有制度清单、体系文件清单、各种表单样表。
 
要有一年内,采购部要解决的实际问题按优先级排序清单,这是当年岗位说明书的指北针。
 
各供应商供货的明细表、各仓库的存货明细表、集团公司项下的各公司同类物资或同类供应商的采购价格明细表。
 
采购软件、合同软件、进销存软件等运行状态。
 
公司领导对采购工作的日常要求与讲话等。
 
采购负责人要融入业务,要用心做业务,而不是用形式做业务。
 
每个采购负责人的智慧积累一点,十几年下来就一定会形成自己的采购体系竞争优势。
 
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